Какие документы по пожарной безопасности должны быть у арендатора

Вы сняли помещение под офис, магазин или склад и заняты ремонтом, мебелью, подключением интернета. В какой‑то момент приходит мысль: «А что у нас с пожарной безопасностью? Какие бумаги нужны, чтобы не получить штраф и спокойно пройти проверку?» 

Кто отвечает за пожарную безопасность в арендуемом помещении

Базовая огнезащита конструкций здания и состояние общих систем (пожарная сигнализация, дымоудаление, внутренний противопожарный водопровод) — зона ответственности собственника. Но всё, что происходит внутри вашей площади, включая инструктажи сотрудников, поддержание огнетушителей, планы эвакуации именно для вашей зоны и журналы — уже ваша обязанность. В договоре аренды обычно есть раздел о распределении обязанностей: прочитайте его внимательно и уточните спорные моменты до начала работы.

Обязательные документы арендатора

1. Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность
   Назначьте конкретного человека (чаще всего это администратор или руководитель подразделения), который будет контролировать выполнение требований, встречать проверяющих и вести журналы.

2. Инструкции по мерам пожарной безопасности для персонала
   Краткие, понятные, привязанные к вашему помещению: где огнетушители, как действовать при пожаре, куда звонить, где выходы.

3. Планы эвакуации
   Актуальные, с учётом ваших перегородок, мебели и оборудования. Даже если в здании есть общий план, для вашей зоны нужен свой экземпляр на видном месте.

4. Журнал инструктажей
   В нём фиксируются первичные и повторные инструктажи сотрудников (обычно раз в полгода), внеплановые — после перестановок, ремонтов, смены оборудования.

5. Журнал регистрации проверок и мер пожарной безопасности
   Здесь отмечаются внутренние обходы, устранение замечаний, результаты контроля состояния путей эвакуации.

6. Договоры на обслуживание пожарной сигнализации, систем оповещения, огнетушителей (если это ваша зона ответственности)
   Если у арендодателя централизованное обслуживание, запросите копии актов обслуживания на ваш участок или зафиксируйте в договоре, что обслуживание выполняет собственник.

7. Акты проверки огнетушителей и их паспорта
   Огнетушители должны быть исправны, с пломбами, с отметками о перезарядке. Паспорт устройства храните рядом с журналом.

8. Сертификаты (декларации) на отделочные материалы и мебель при их требовании
   Если вы делали ремонт, используемые материалы должны соответствовать нормам пожарной опасности. Сертификаты прикладывайте к общему пакету.

9. Акт о состоянии электрохозяйства (при необходимости)
   Часто проверяют состояние электрощитов и кабельных линий. Если вы прокладывали новые кабели, проходки должны быть загерметизированы огнестойкими материалами, а работы — задокументированы.

10. Паспорт огнезащитной обработки (если вы делали огнезащиту конструкций внутри своей площади)
    При перепланировке или реконструкции могли затронуть несущие конструкции или кабельные проходки. Тогда появляется паспорт и акты скрытых работ.

11. Журнал учёта и осмотра путей эвакуации
    Фиксируйте, что коридоры не загромождены, двери не заблокированы, освещение работает. Это мелочь, но инспекторы часто спрашивают такой журнал.

12. Протоколы испытаний систем противопожарной защиты (по необходимости)
    Для некоторых объектов — кухни, склады с горючими материалами — потребуются результаты испытаний автоматики, клапанов, клапанов дымоудаления.

Документы, которые могут понадобиться «по ситуации»

1. Декларация пожарной безопасности (если вы являетесь заявителем по объекту или у вас обособленный участок с особыми рисками).

2. Программа (план) тренировок по эвакуации и отчёты о её проведении.

3. Договор с лицензированным подрядчиком на огнезащитные работы, если вы что‑то усиливали или восстанавливали.

4. Акты устранения замечаний после прошлых проверок.

Как всё хранить и не теряться

Сделайте папку «Пожарная безопасность». В ней — приказы, инструкции, журналы. Подпишите всё понятно: «Журнал инструктажей», «Паспорт огнетушителя №…». Электронные копии держите в отдельной папке на общем диске, но оригиналы должны быть доступны на объекте. При проверке инспектор не будет ждать, пока вы ищете флешку.

Хорошо, когда ответственный ведёт небольшой календарь: когда перезарядка огнетушителя, когда истекает срок инструктажа, когда очередной осмотр путей эвакуации. Это можно делать в простой таблице или напоминаниях.

Частые ошибки арендаторов

1. Считают, что «всё сделал собственник, нас это не касается». В итоге — нет инструктажей, журналов, планов именно для вашей зоны.

2. Забывают обновлять планы эвакуации после перепланировки: стену убрали, мебель переставили — план остался старый.

3. Покупают огнетушители «в магазине у дома» без паспорта и без последующего обслуживания.

4. Не оформляют приказы и не ведут журналы: «Мы же маленький офис, кому мы нужны». Инспектору все нужны.

5. Хранят документы «где-то в бухгалтерии» — а проверка пришла в 9:00, бухгалтерия открывается в 11:00.

Чек-лист арендатора

1. Назначен ответственный приказом.

2. Инструкции по пожарной безопасности разработаны и доведены до сотрудников.

3. Проведён первичный инструктаж, журнал заполнен.

4. План эвакуации актуален и на видном месте.

5. Огнетушители есть, проверены, паспорта в порядке.

6. Журналы осмотров путей эвакуации ведутся.

7. Договоры на обслуживание систем (если нужно) подписаны, акты — в папке.

8. Сертификаты на материалы и оборудование собраны.

9. Паспорт огнезащитной обработки и акты скрытых работ (если делали) оформлены.

10. Документы доступны на объекте, а не «в другом конце города».